التميز في العمليات

التميز في العمليات

PROCESS EXCELLENCE_Logo.jpg
يسعى مجلس أبوظبي للتعليم للنمو والتطوير. والتحول من مؤسسة تهتم بالأنشطة إلى مؤسسة تُعنَى بالعملية التعليمية وإدارتها بشكل منهجي مُنظم. فبرنامج التميز في العمليات هو واحد من اهم ركائزنا في رحلة التميز.

ويتناول مفهوم التميز في العمليات المؤسسية أمرين: الطريقة التي نعمل بها، ومنهجنا في العمل الجماعي. إذ يرسم هذا المفهوم إطارًا لعملية التطوير المستمر في مستوى أداء العمليات والأعمال.

يُعد ترجمة لرؤيتنا وإستراتيجيتنا في صورة أساليب ملموسة للعمل معًا

وغاية مقصد برنامج التميز في العمليات هو وضع المعايير ومساعدتنا في تقديم أداء يمكن قياسه في كل عمل نمارسه. ويهدف إلى إيجاد وعي أشمل بالدور الذي يضطلع به كل قسم من أقسام مجلس أبوظبي للتعليم في نجاح المنظومة ككل، وكيف تتكامل تلك الأدوار مع بعضها بعضًا في انسجام. إذًا فبرنامج التميز في العمليات يُعد ترجمة لرؤيتنا وإستراتيجيتنا في صورة أساليب ملموسة للعمل معًا.

وهو خطوة مهمة على طريق التفوق في ممارسة الأعمال، ونحو تحقيق هدفنا بتوفير تعليم ذي جودة عالمية.

 الجوانب التي يغطيها البرنامج

يساعد برنامج التميز في العمليات فِرَق العمل عن طريق السعي نحو وضع معايير للكفاءة والارتقاء بها في تنفيذ العمليات والإجراءات الحالية، إضافة إلى زيادة الفعالية المؤسسية عبر التعامل بشفافية أثناء العمل معًا. ويهدف البرنامج إلى إيجاد مناخ من التفاهم حيث يسعى كافة الأطراف جاهدين إلى بذل قصارى جهدهم لتيسير إدخال التعديلات على العمليات وتطويرها، الأمر الذي يُكسب المؤسسة طابعًا احترافيًا وديناميكيًا. كما يهدف البرنامج أيضًا إلى رصد أي خلل في كفاءة الأداء من خلال قياس الأداء المؤسّسي، ليساعدنا في معالجة أي ثغرات، ومن ثم زيادة فعالية الأداء.

رصد أي خلل في كفاءة الأداء من خلال قياس الأداء المؤسّسي

يُذكر أن إدارة التطوير المؤسّسي والتميز هي المعنية بقيادة هذا البرنامج، وهي تؤدي دورها كجهة وسيطة وداعمة لكل مديري العمليات في مؤسستنا.

ويتألف فريق برنامج التميز في العمليات من موظفي مجلس أبوظبي للتعليم بالتعاون مع الاستشاريين. وقد اشترك ما يربو على 200 موظف من موظفي المجلس بشكل مباشر في مرحلة تصميم البرنامج، كما أنه من المُقرر إشراك كل العاملين بشكل فعال في مرحلة التنفيذ.

 مرحلة التحليل

بوصفها المرحلة الأوَّلية للبرنامج، فقد قمنا بإدراج كافة العمليات الرئيسة والفرعية ضمن ثلاث وظائف رئيسة، وصُنفت بحسب أدوارها على النحو التالي:

  • عمليات الادارة المؤسسية: وتمكننا من تحديد وجهة المؤسسة. وبوجه عام هي عمليات تتعلق بكافة برامج المجلس وكياناته، وتتضمن مشاركة قوية من المديرين التنفيذيين وطاقم الإدارة العليا.
  • العمليات الأساسية: وتشمل النشاطات الأساسية للمؤسسة، ويتوقف نجاحنا على حُسن أداء هذه العمليات؛ إذ إنها سبيلنا إلى تنفيذ التزاماتنا.
  • الخدمات المُساندة: وتشمل كل الأمور التي تمكننا من تنفيذ العمليات الأساسية بفاعلية وكفاءة. وعادة ما تكون أنشطة خدمية داعمة.

 مرحلة التصميم

قام فريق العمل بالمشروع بتخطيط وإعادة تصميم 625 عملية من العمليات التي تقوم بها كافة قطاعات وإدارات وأقسام مجلس أبوظبي للتعليم في الفترة من أكتوبر 2010 وحتى أغسطس 2012.

شارك في مرحلة التصميم ما يزيد عن 200 موظف بمجلس أبوظبي للتعليم

وقد صُمِّمت العمليات الجديدة بما يتوافق مع الممارسات الرائدة بهدف ضمان الشفافية التامة والكفاءة التشغيلية في كافة مراحل العمليات، آخذين قدراتنا ومواردنا بعين الاعتبار. وتضمّن ذلك الأمر تحديد أكثر من 1200 نقطة تكامل.

ولقد شارك في مرحلة التصميم ما يزيد عن 200 موظف بمجلس أبوظبي للتعليم، وعُقدت لهم 350 ورشة عمل أنتجت ما يقرب من 130 وثيقة تصميم.

وتلتها ثلاثة أشهر من العمل التحضيري لتوفير السبل الفعالة لضمان تنفيذ العمليات الجديدة. ولقد ابتكرنا خططًا لتنفيذ كافة العمليات التي استُحدثت في مرحلة التصميم، وتلك الخطط تحدد الإجراءات على المدى القصير والمتوسط والبعيد، وتُحدد أولوياتها من خلال إطار واضح لاتخاذ القرار. كما تسلط تلك الخطط الضوء على الأنشطة اللازمة من أجل تنفيذ الاعتبارات المحددة في وثائق التصميم. يُذكر أنه نتج عن تلك المرحلة الخروج بـ 55 وثيقة خاصة "بمباشرة العمليات" لمساعدة فرق العمل في تنفيذ تلك الأنشطة.

 مرحلة التنفيذ

تتركز بؤرة الاهتمام الآن حول مرحلة التنفيذ، وهي مرحلة من شأنها مساعدتنا في تحقيق الفوائد التي نتطلع إليها. وتخضع مرحلة التنفيذ لرعاية المدير العام للمجلس، ذلك أن القيادة تعي جيدًا أهمية هذه المرحلة من البرنامج وحساسيتها.

تأسس مكتب التحول إلى التميز في العمليات لتقديم الدعم الكامل والتنسيق الشامل

وبالمضي قدمًا، سيؤدي كل رئيس قطاع ومدير إدارة ومدير قسم –بل وفي واقع الأمر كل موظف– دورًا قياديًّا في مرحلة التنفيذ. فحقيقة أننا جميعًا مسؤولون عن هذا البرنامج تعكس مدى تأثيره في كل جزء من أجزاء مجلس أبوظبي للتعليم، وتجعلنا نصطف معًا من أجل تحقيق النجاح المتبادل. وفي هذا السياق، تأسس مكتب التحول إلى التميز في العمليات لتقديم الدعم الكامل والتنسيق الشامل، الذي شمل تطوير كتيب إرشادي وإتاحة أدوات لمساعدة مديري المشاريع في تنفيذ العمليات الجديدة. وقد جرى تحديد إطار عمليات الحوكمة والمصُادقة عليه من قبل لجنة لتسيير الأعمال (ينتمي جميع أعضائها إلى الطاقم التنفيذي لمجلس أبوظبي للتعليم).

وسيسهم تنفيذ العمليات المستقبلية في تمكين موظفينا من تحمل مسؤولياتهم وتحقيق نتائج ممتازة من خلال التعاون والعمل الجماعي والعمل ضمن إطار عمل واضح. ويُتوقع أن يستغرق إتمام هذه المرحلة بالكامل مدة أقصاها عامان، علمًا أنه جرى وضع خارطة طريق لإيصالنا إلى تلك الغاية.

الأعلى